Решение для управления файлами RFID: превращает поиск файлов из «поиска иголки в стоге сена» в «определение местоположения одним щелчком мыши»
Сталкиваетесь ли вы с подобными проблемами при управлении файлами?
● Процесс каталогизации архива громоздкий и неэффективный, а процесс сортировки занимает много времени.
● Поиск в архивах занимает много времени, а точность поиска трудно соответствует требованиям
● Порядок хранения файлов легко нарушается, и если файл потерян, его трудно найти
● Операция инвентаризации файлов не является научной
● Уровень использования государственных архивов низкий
● Работа по обеспечению конфиденциальности архива по-прежнему основана на ручном труде, что приводит к низкой конфиденциальности и высоким рискам.
● Работа по предотвращению потерь архивов идет в обратном направлении, и многие ценные архивы повреждены или утеряны.
Технология управления файлами RFID оставляет эти проблемы в прошлом.
01
Что такое управление файлами RFID?
Проще говоря, это означает прикрепить «электронную идентификационную карту» (RFID-метку) к каждому файлу, а затем использовать смарт-устройства для его быстрой идентификации и управления. Основные компоненты:
※ Электронная этикетка: прикрепляется к папке/документу с уникальным номером
※ Оборудование для чтения и письма: карманные устройства, дверцы каналов, интеллектуальные шкафы и т. д.
※ Система управления: проверка местоположения и статуса файла в любое время через компьютер/мобильный телефон
02
Как RFID решает проблемы управления файлами?
Проблема 1: Ручной поиск слишком медленный, в среднем на одну копию уходит 15 минут.
Решение RFID: сканирование с помощью портативного устройства для поиска файла за 3 секунды
Дело: После того, как суд принял этот метод, время, необходимое для передачи файлов, сократилось с 30 минут до 1 минуты.
Проблема 2: вещи легко теряются, а реестр выдачи книг легко пропустить
Решение RFID: Автоматически регистрирует вход и выход документов через дверь канала и автоматически напоминаем вам, если они не возвращены в установленный срок
Результаты: уровень потерь определенного архива снизился на 95%.
Проблема 3: Инвентаризация отнимает много времени. На инвентаризацию 10 000 файлов у 10 человек уходит 1 неделя.
Решение RFID: портативные устройства перемещаются по полкам и завершают инвентаризацию всего склада за 1 час.
Данные: Эффективность инвентаризации выросла в 20 раз
03
Три шага для внедрения управления файлами RFID
Шаг 1
Маркировка: к каждому файлу прикреплена RFID-этикетка, защищающая от металла и бумаги (размером с марку).
Информация на этикетке: номер файла, имя, уровень конфиденциальности и т. д.
Шаг 2
Шаг 3
Система автоматически фиксирует: Кто взял? Когда вы его взяли? Где сейчас находится файл? Состояние хранилища нормальное?
04
Почему стоит выбрать RFID вместо штрихкода?
● Нет необходимости в выравнивании: можно идентифицировать документы, даже если они сложены стопкой
● Пакетное чтение: сканирование целой коробки файлов за один раз
● Высокая прочность: срок службы этикетки составляет более 10 лет.
05
Какие устройства подходят?
✅ Правительственные архивы
✅ База данных медицинских записей больниц
✅ Корпоративная комната для контрактов
✅ Центр школьных архивов
✅ Библиотека документов по общественной безопасности, прокуратуре и судебным органам
06
Будущее будет еще умнее!
Прогнозирование ИИ: автоматическая корректировка места хранения в зависимости от частоты заимствования
Контроль температуры и влажности: метки со встроенными датчиками защищают ценные файлы
Хранение доказательств в блокчейне: гарантия того, что записи о передаче файлов не могут быть подделаны
Краткое описание: Управление файлами RFID превращает «мертвые файлы» в «живые данные», освобождая администраторов от рутинной работы. Если у вас все еще возникают проблемы с поиском файлов, вы можете попробовать эту черную технологию «один накопитель — одно сканирование»!